One of my favorite authors, Antoine de Saint-Exupery, used to say that “Perfection is achieved, not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away“. Designers seem to be the ones that find this quote most useful. Interior designers therefore apply this principle by adhering to the minimalist trend. Web designers tend to focus more on website usability than on useless colorful design.

Unfortunately, business people seem to be more stubborn. They keep ignoring this saying. They seem to be immune to it.

Do you suffer from too-many-ideas-and-projects fatigue syndrome?

If you read the above title and asked yourself “WTF is that?” I might disappoint you. I’m not sure the disease actually exists. But I know what its symptoms are. People think that what they lack in order to achieve something great is creativity or knowledge. Most of us are out there searching for the big idea or trying to learn the miraculous know-how that other successful people seem to possess. We think the solution is learning more, knowing more, doing more. So we keep ourselves busy.

Nevertheless we all agree that our scarcest resources are time and attention. So actually what we are doing is quite the opposite to what we should be doing. What we lack is then not info, nor know-how, not skills, nor time.

What we lack is focus.

What we should ask ourselves is what is it that we do or read or invest in or learn now that we should stop doing, reading, investing in or learning.

If you listened to successful entrepreneurs worldwide you will always hear that they owe their success to their determination in pursuing their most important dream, their main passion, the big idea they believe in. What I have asked myself many times was which one of my dreams is that big one, which one of my passions is the main one, which idea do I most believe in? Because this guy seems to have only one and he got to be famous. But I have a hundred and I don’t seem to have the time to pursue all of them.

What I realized then was that this is the exact question I was supposed to ask myself. What is my most important dream or passion? What should I stop doing/reading/learning/investing in so that I finally worked on my single most important and most beloved project or dream?

Effectiveness above efficiency, focus above ideas

One of the basic things you learn in management courses is that that doing the right things is much more important than doing things right. It’s called the Pareto principle and it is also the difference between effectiveness (doing the right things) and efficiency (doing things right). Pareto suggests that what we should focus on is the 20% of our projects that generate 80% of our outcomes.

Peter Drucker resumes the main idea by stating “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”.

Less is more

And this doesn’t only apply to fashion.

The question you should ask yourself according to the Pareto principle is “what are the 20% of the things I am doing that produce 80% of my positive results?”. If you realize that most of what you are currently doing is not actually leading you closer to your objectives, maybe you should start thinking about dumping those projects.

Focus on the things that are relevant to you and your objectives. Erase all the others from your priority list. And feel good about yourself for not doing them. What you need to learn is how to say no to irrelevant opportunities that come up your way. You need to pick the relevant opportunities and do your best for these.

“Work expands so as to fill the time available for its completion.” – Cyril Northcote Parkinson

Timpul este pierdut pentru ca este disponibil. La fel de celebre in lumea corporatiilor ca si legile lui Murphy, legile lui Parkinson contin cateva sfaturi amuzante legate de eficienta. Prima lege a lui Parkinson a fost pentru prima oara publicata in 1955 in The Economist intr-un eseu scris de catre Cyril Northcote Parkinson si sustine ca “Munca se extinde pentru a umple timpul alocat indeplinirii ei“.

Cele 3 legi ale lui Parkinson, rezumate in respectivul eseu si in scrierile ulterioare ale autorului, pot fi rezumate astfel:

1. Prima lege a lui Parkinson – Orice activitate se extinde atat cat sa umple intregul timp afectat efectuarii ei.

2. A doua lege a lui Parkinson – Cheltuielile cresc atit cat sa egaleze veniturile.

3. A treia lege a lui Parkinosn – Expansiunea inseamna complexitate si complexitatea decadere; sau, si mai simplu, cu cat mai complex, cu atat mai aproape de moarte.

Pe langa cele 3 legi de mai sus, Parkinson a mai adaugat si 2 axiome corelate:

Axioma 1 – O oficialitate doreste sa-si sporeasca subodronatii si nu rivalii.

Axioma 2 – Oficialitatile isi dau de lucru unele altora.

Ca exemple pentru a demonstra caorice activitate se extinde continuu pentru a umple timpul afectat efectuarii ei, Parkinson a folosit cazul unei doamne in varsta care isi poate petrece intreaga zi pentru a scrie si expedia o scrisoare nepoatei. La fel, un angajat poate face o prezentare pentru un client atat intr-o ora – recurgand doar la trecerea in revista a lucrurilor esentiale -, cat si 2 saptamani, intrand in detalii, dezvoltand propunerile, etc. Legea lui Parkinson este data ca exemplu si de Tim Ferriss in 4-hour workweek ca sfat de eficienta.

Legea lui Parkinson sustine deci 2 lucruri aparent opuse si totusi complementare:

* Limiteaza sarcinile la cele importante pentru a scurta timpul de munca;
* Limiteaza timpul de munca pentru a limita taskurile la cele importante.

Ideea ascunsa in spatele acestei legi, spusa mai concis este aceea ca timpul este pierdut pentru ca este disponibil. Eustresul este bun. Distresul este rau. Atunci cand avem timp putin la dispozitie, intervine eustresul si suntem mai eficienti. Practic, ideea este legata de principiul lui Pareto sau principiul 80/20 si de diferenta dintre eficienta si eficacitate. Time management inseamna in primul rand a face lucrurile importante, fara a pierde timp inutil cu lucrurile care nu conteaza atat de mult.

Acestor legi ale lui Parkinson li se adauga si alte legi amuzante, invartindu-se in jurul acelorasi principii din cele 3 legi de mai sus, reprezentand de fapt aplicatii ale legilor pentru diferite domenii. Spre exemplu, exista si o lege a lui Parkinson aplicata telefonului. Legea telefonului a lui Parkinson sustine ca eficacitatea unei conversatii telefonice este invers proportional? cu timpul afectat convorbirii.

“It’s easier to ask forgiveness than it is to get permission.” – Grace Hopper

Sfatul acesta se regaseste in aproape toate cartile de leadership. Tom Peters, Richard Branson, Jack Welch, Timothy Ferriss. Inovatia nu a fost niciodata facuta cerand permisiune. Este mult mai bine sa nu ceri permisiune si sa iti asumi un eventual esec, pentru care sa iti ceri iertare apoi. Iar in cazul in care reusesti sa ocolesti esecul, nimeni nu iti va cere sa iti ceri iertare.

Leadership-ul nu inseamna sa mergi pe caile deja batute pentru care exista reguli, inseamna sa mergi pe acolo pe unde nu exista drum si sa lasi o urma pe care altii sa o urmeze. Sa descoperi noi teritorii si sa ii conduci pe altii pe acestea. Si noile teritorii nu au cum sa fie incluse in regulile existente.

Exemple de cazuri unde este mai bine sa ceri iertare decat sa ceri permisiune:

• la job, atunci cand esti in pozitie de leader de echipa sau atunci cand crezi ca esti pe cale sa inchei un deal important intr-o maniera iesita din comun;
• atunci cand faci ceva inovator si pentru a atinge inovatia trebuie sa treci cu vederea cateva reguli.

Reversul medaliei?

Nu stiu cat de bine este sa aplici aceasta regula in context personal. Nu de alta dar nu stiu ce efect ar avea sa iei cheile de la masina prietenului, sa zgarii masina si sa iti ceri dupa iertare. Sau sa iti inseli prietena si sa iti ceri dupa scuze. Prin urmare, in privinta extrapolarii de la nivel business la nivel personal nu am inca o parere clara.

“Adversarul este cea mai precisa masura a amplorii idealurilor, gandurilor si sentimentelor noastre.” – Stefano Elio D’Anna, Scoala Zeilor

Nu fac nici o aluzie catre citatul din Biblie si nu voi continua cu “binecuvanteaza-i pe cei ce te blesteama si roaga-te pentru cei ce se folosesc de tine”. Ceea ce imi doresc sa fac pe scurt este sa extrapolez celebrul proverb “Cine nu are batrani sa si-i cumpere” la “Cine nu are dusmani sa si-i caute“.

Bun este dusmanul lui excelent

Daca nu vrei sa ramai pe loc, ai nevoie de un impuls, de o motivatie care sa te faca sa progresezi. Poti evident sa te automotivezi, sa iti gasesti motivatia intrinseca de a merge mai departe. Si totusi ai nevoie si atunci de un standard cu care sa te compari. Unde gasesti acest standard? Probabil intr-un model sau intr-un advesar.

Daca nu vrei sa ramai pe loc, daca nu vrei sa ingheti intr-o forma in care te afli, cel care te ajuta nu este prietenul tau, ci adversarul tau. Prietenul este de multe ori cel care iti ofera aprecieri si te ajuta sa te simti in zona de confort. Adversarul este cel care te pune in competitie, scotandu-te din zona de confort. Adversarul tau te face mai creativ, te face inteligent, este cel de care ai nevoie. Adversarul este cel care te provoaca, te ajuta sa devii mai puternic, sa iti constientizezi slabiciunile si sa te intaresti.

Deci… de ce sa iti cauti adversari?

• pentru a nu te plafona;
• pentru ca te ajuta sa inveti lucruri noi si sa vezi noi perspective;
• pentru a avea un standard la care sa te raportezi.

Evident, nu ma refer sa cauti oameni pe care sa ii enervezi si care sa te urasca apoi de moarte. Ci la a cauta ceva sau cineva care sa te ambitioneze, sa joace rolul de avocatul diavolului pentru tine, viata ta si businessul tau, care sa iti seteze mereu standarde mai inalte. La a cauta ceva la care sa te raportezi. Cel care m-a ajutat sa pun ideea de iubire pentru adversar in aceasta formula este Stefano Elio D’Anna, fondatorul International Business School, prin cartea sa “Scoala Zeilor”.

De final, va aduc aminte un citat haios, desi nu in spiritul subiectului discutat, din  comedia The Fighting Temptations – “Love your enemies, it will drive them crazy. Hate your enemies and it will drive YOU crazy”. Merci mult, Elena, pentru ca imi reamintesti periodic sa imi caut adversari.

• Brains- motto-ul firmei de Brains ar fi “Hire us because we’re smart”. Punctele tari ale firmei ar fi creativitatea, inovatia si curajul de adoptare a noilor abordari. Structura echipei tinde catre profesionisti cu experienta si bine platiti. Putine proiecte sunt proceduralizate, abordarea fiind de tipul focus pe proiect.






• Grey Hair – motto-ul firmei Grey-Hair ar fi “Hire us because we’ve been through this before; we have practice at solving this type of problem”. Punctele tari sunt experienta, firma bazandu-se mai putin pe inovatie sau creativitate. Activitatile pot fi proceduralizate, dar nu si strategiile. Echipa este de nivel mediu – formata 50-50 din seniori si juniori.






• Procedure-based – motto-ul firmei Procedure-based ar fi “Hire us because we know how to do this and can deliver it effectively”. Punctul tare al firmei este existenta unei proceduri pentru respectivul tip de proiect pe care il doreste clientul. Echipa poate fi formata in procent de 70% din juniori, existand deja proceduri pentru executia proiectelor

Punctul de vedere evidentiat de Maister este acela ca structura echipei ar trebui sa fie in conformitate cu pozitionarea firmei in fata clientului, deoarece aceasta pozitionare este evidentiata si in activitate. O firma procedure-based cu echipa de seniori, care doresc sa isi aduca aportul ca si creativitate va fi mai mult decat neprofitabila (ganditi-va la salariile seniorilor), dar si demotivanta pentru echipa. La fel, angajarea de juniori intr-o firma pozitionata tip Brains nu poate decat sa ii demoralizeze pe angajati si sa obtina rezultate sub nivelul asteptarilor. Un punct de vedere la care – daca ne gandim de la bun inceput – ne poate salva timpul, echipa, rezultatele si banii.

Reevaluarea situatiei curente si a obiectivelor momentane ar trebui sa fie o constanta a vietii noastre. De multe ori mi s-a intamplat sa merg cu inversunare pe un drum si sa uit de ce am pornit pe acest drum. Uneori chiar nu mai era nevoie sa fiu pe acel drum. Acel drum era pentru mine un “fund de sac“.

Uneori inertia este cea care ne impinge pe o anumita cale. Inertia este cea care ne face sa adoptam un anumit comportament. Ea ne-a adus in tiparele vietii noastre. Sau o decizie luata mai demult. Pe care nu am reevaluat-o. Si cum totul se schimba, circumstantele nu sunt aceleasi de la o zi la alta, ne aflam mereu in alta conjunctura, este nevoie sa ne uitam periodic in ansamblu la viata noastra. De ce suntem aici? Pe cine cautam? Unde vrem sa ajungem? De ce am luat-o pe aici? De ce facem ceea ce facem?

Sa va dau un exemplu. Cand am intrat la facultate – Calculatoare in Poli – ma gandeam sa fac toate modulele Cisco – partea de networking ma atragea atunci cel mai mult. Am inceput natural cu CCNA1. Am urmat apoi o alta cale a carierei – o pasiune a mea, ceva care simt ca ma defineste. Si totusi inca ma mai aflu inscrisa la CCNA4. Si voiam sa dau examenul final… Pentru ce? Ok, pana la urma l-am dat, necaracterizandu-ma sa renunt. Si imi va folosi la ceva? Mira-m-as! Mi se pare un exemplu clasic de situatie nereevaluata la timp.

Re-inventing… re-evaluating… every day… – acesta ar trebui sa fie statusul nostru zilnic. O data cu schimbarea inevitabila a variabilelor, tacticile si strategia ar trebui schimbate automat. Uneori chiar si obiectivele.

De cativa ani am devenit pasionata de tema deciziilor. Am mai si scris despre asta cu cateva ocazii. Prietenii spun ca sunt nascuta in zodia balantei si asta e motivul. Nu imi este usor sa fac alegeri. Oh, really?! Si cui ii este? Daca te consideri din aceasta categorie, te rog sa facem cunostinta. Sigur avem ce discuta.

Mi-a atras atentia un post al lui Andrei Rosca pe aceasta tema. Concluzia era chiar cea din titlu: fiecare decizie implica o alegere si o renuntare. Fie ca ne place sau nu. Foarte de acord. In esenta a alege inseamna ceva care ne bucura (alegerea, presupunand ca am gasit in ea ceva atragator) si ceva la care renuntam (si doar nimanui nu ii place sa renunte).

Prin urmare, este absolut natural ca o decizie sa nu fie ceva usor. Am remarcat cateva pattern-uri pe care noi oamenii, atunci cand suntem pusi in fata unei alegeri, le urmam. Sa rezumam…

Patternul A – important este sa decizi, nu ce

Sunt unii care spun ca cel mai important este sa iei o decizie. Indecizia te poate costa mult. Cel mai mult vei regreta timpul pierdut pana cand ai luat decizia. Jack Welch spunea ca nu a regretat absolut niciodata ca nu s-a gandit mai mult inainte de a face o alegere. De cele mai multe ori, a regretat ca s-a gandit atat de mult. Urmati-va instinctul, cum s-ar spune. Daca sunteti adeptii acestei teorii, exista si instrumente care va ajuta sa va grabiti – GoDesignate.com este unul dintre ele. Lasati lucrurile in voia hazardului. Ca doar hazardul (asa cum bine spune colega mea, Mona) nu este la intamplare.

Patternul B – evalueaza puncte tari si puncte slabe de ambele parti, costuri de oportunitate si posibile scenarii et… voila!

Matematica, arbori de decizie, etc. Si ce frumos ar fi sa fie asa usor. Sa poti lua decizii bazate in totalitate pe ratiune si logica. Ehei. Cand imi permit sa fundamentez totul matematic, sunt sincer extrem de multumita de mine. Si in multe cazuri este foarte posibil sa apelezi la aceasta modalitate. Putin consumatoare de timp si resurse, si totusi… te linisteste.

Patternul C – time will tell

Da, intr-un fel este adevarat. Time will tell si daca o fi sa fie o sa fie. Sunt de acord cu principiul in sensul de a nu forta. Si de a lua in calcul si factorul destin. Dar sa lasi totul la latitudinea timpului este o lene al carei lux nu si-o permite oricine. Dupa cum spunea William James: “When you have to make a choice and don’t make it, that is in itself a choice”.

Eu una apelez, cel mai des, la patternul A. Asta atunci cand nu raman in mijlocul drumului, prinsa in patternul B si zapacindu-mi de cap prietenii (thanks, guys) cu variabilele in continua schimbare si evaluarile instantanee ale situatiei. Time will tell care este cea mai buna teorie. Sper sincer sa ajung la 60 de ani sa imi scriu autobiografia asemenea lui Jack si sa imi pot da cu parerea despre cum mi-a fost mie cel mai bine in viata in cohabitarea cu deciziile.

• Privire de ansamblu – Uita-te de sus la viata ta, fa efortul de a te privi din afara, prin ochii altora si a vedea cat de ok este viata ta. Asta sigur iti va da putere sa mergi inainte, trecand cu vederea partile nu asa de roz. 






• Uita-te la cei din jur care au “reusit” in conceptia ta. If they can do it, so can you. Daca nu esti convins de asta, uita-te putin mai in detaliu de ce au reusit, cand au fost la greu, discuta cu ei despre asta. Similitudinile cu situatia ta te vor face sa mergi inainte. 






• Gandeste-te la obiectivul final. Daca este un obiectiv pe care ti-l doresti cu adevarat, vei gasi sigur si forta de a merge mai departe inspre el. 

Bullshit automotivational? Se prea poate. Atata timp insa cat functioneaza atunci cand ai nevoie, eu zic ca e ok. Alte idei, ponturi de automotivare?